OPTIONS
Toute mise à disposition de salles peut être précédée d’une option sur simple demande écrite si la date de la mise à disposition souhaitée est à plus de trente jours. Trente jours au plus tard avant la date prévue, l’option gratuite doit être transformée en réservation ferme pour la ou les mêmes dates.
RESERVATIONS
A moins de trente jours de la mise à disposition et sauf dérogation, il ne peut s’agir que d’une réservation contractuelle confirmée par un écrit et assortie du versement d’un acompte sur la mise à disposition de la salle et sur les prestations de services associées (traiteur, location de matériel, etc.). Cet acompte se décomposera comme suit : 50 % du tarif de location de la salle et 100 % du tarif des prestations associées. Le solde demeurant payable comptant à réception de facture. En cas de prestations partiellement consommées, le prix total sera intégralement facturé. En cas de nécessité, BETTER TOGETHER mettra à disposition du client une salle équivalente au mieux des disponibilités du centre.
DEDIT/CONDITIONS D’ANNULATION PAR LE CLIENT
Dans le cas où le client viendrait à annuler sa location postérieurement à la signature du bon de commande ou du contrat de réservation, il est convenu entre les parties qu’un dédit sera versé au profit de BETTER TOGETHER aux conditions suivantes:
- de 15 à 5 jours ouvrés avant la location effective, la moitié du montant total de la location de la salle et la totalité du montant des prestations de services associées (pauses café, déjeuners, location matériel…) ;
- moins de 5 jours ouvrés avant la date de location : l’intégralité des prestations prévues sera facturée.
LIMITATION DE RESPONSABILITE
Si en cas de raisons fortuites ou involontaires du centre BETTER TOGETHER, ce dernier n’était pas en mesure de permettre au client de prendre possession des locaux au jour et à l’heure prévue, le centre serait uniquement tenu à rembourser les sommes versées par le client sous déduction des frais qu’il aurait déjà engagés pour la préparation de la mise à disposition des prestations.
SECURITE
Le client (ou la personne déléguée, formateur, etc…) assure sous sa seule responsabilité la surveillance :
- du contrôle d’accès à la salle mise à disposition,
- du matériel BETTER TOGETHER installé dans la salle,
- du matériel ainsi que tous les effets personnels pouvant appartenir aux participants.
Le client veille notamment à ne pas admettre dans la salle un nombre de personnes supérieur à l’effectif maximum indiqué au contrat par BETTER TOGETHER.
COMPORTEMENT
BETTER TOGETHER peut faire procéder à l’expulsion de toute personne dont la tenue ou le comportement serait incompatible avec l’image de l’établissement ou qui refuserait de se conformer aux présentes conditions de services.
CONDITIONS D’OCCUPATION
L’occupation des locaux doit cesser aux dates et heures convenues sur le contrat. Le client peut cependant obtenir une prolongation, dans la mesure où celle-ci ne nuit pas à la préparation d’autres réunions. Tout dépassement de durée entraînera un supplément de prix calculé selon le tarif du centre. Les périodes d’installation notamment pour la réalisation d’expositions ou la mise en place de matériel informatique pour des séminaires devront être impérativement signalées à la réservation pour en définir les modalités. À défaut d’autorisation, le centre BETTER TOGETHER est en droit de faire débarrasser les locaux. Le client ne disposera que de la salle qui lui a été attribuée à la signature du contrat. L’occupation irrégulière d’une autre salle lui sera facturée aux conditions et tarifs en vigueur.
RESTRICTIONS
La prestation de restauration ou de pauses ne peut être effectuée, sur demande, que par les soins de BETTER TOGETHER au titre des services annexes prévus au contrat. Toute prestation technique, audiovisuelle ne peut être réalisée qu’avec les matériels du BETTER TOGETHER et éventuellement par les fournisseurs BETTER TOGETHER. Le centre en saurait être tenu pour responsable :
- du dysfonctionnement des équipements audiovisuels, informatique ou de l’accès internet
- du dysfonctionnement des équipements communs à l’ensemble immobilier ou propre à l’immeuble
- de la fourniture de toutes sortes d’énergies ou fluides
CONSERVATION DES LIEUX
Lors de la prise de possession et de la restitution de la salle, un état des lieux et un inventaire des mobiliers, équipements et consommables mis à disposition par BETTER TOGETHER sera dressé contradictoirement par BETTER TOGETHER et le client. Tout aménagement ou décoration des locaux doivent être autorisés par BETTER TOGETHER. Il est formellement interdit de fixer des pancartes, tentures, tableaux etc… par collage ou tout autre moyen. Toute dégradation engage la responsabilité solidaire de son auteur et du client. A défaut d’identification du premier, le second supporte les frais de remise en état.
PAIEMENT
Le Client déclare s’obliger à s’acquitter du règlement des prestations réalisées par BETTER TOGETHER à l’échéance mentionnée sur la facture. Les factures sont payables à réception. Tous les frais sur paiement étranger que ce soit par virement ou par chèque seront refacturés au client. Il en sera de même pour tous frais relevant d’un incident de paiement. En cas de retard de paiement (non-respect de l’échéance, rejet de prélèvement, chèque impayé, …), BETTER TOGETHER appliquera des pénalités dont le taux correspond au taux de refinancement de la Banque centrale européenne (BCE) en vigueur majoré de 10 points ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.
ASSURANCE
BETTER TOGETHER assure pour son compte et celui de son client, les salles et matériels mis à disposition. BETTER TOGETHER et son assureur renoncent à tout recours contre son client en cas de sinistre, le client et son assureur renoncent à tout recours contre BETTER TOGETHER et son assureur. Le client s’engage toutefois à assurer contre tous risques les biens lui appartenant ou dont il a la garde qui sont déposés par ses soins dans les salles mises à disposition par BETTER TOGETHER. Le client et son assureur renoncent par conséquent à tout recours contre BETTER TOGETHER et son assureur en cas de dommages causés à ses biens matériels et immatériels quelle qu’en soit leur valeur.
COMPETENCE
Tout litige quant à l’interprétation, l’exécution ou la résiliation des présentes sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce du lieu où est exploité le centre BETTER TOGETHER.
